ME外贸营销课 Hello, 外贸精英QQ交流群 515505156

虚拟会议环境中进行外贸谈判的 10 个技巧

随着向远程工作的过渡,主要转向“虚拟”商务会议,这意味着在线谈判正在成为一种新常态,我们需要将其作为一种单独的谈判方法进行研究。 


显然,在线谈判和面对面谈判有很多相似之处,但它们之间存在一些关键差异,需要谈判者调整他们的流程并考虑一些额外的策略。例如,从面对面会议转变为在线会议可以通过消除国际旅行费用显着降低成本。 


所有在线谈判会议都应采取同样多的准备和对细节的关注,一个好的起点是考虑如何进行有效的在线谈判的这 10 个技巧。



1. 提前对硬件和IT系统进行优化和故障排除 


指派一名 IT 专家负责硬件、软件、互联网连接和安全。所有谈判团队都需要为谈判提供合适的硬件。您特别需要选择高质量的网络摄像头、大型高分辨率显示器和耳机。谈判团队需要发送和接收高质量的视频和音频,以传递可理解的口头和非口头信息。 


您的桌面窗口应该是干净的,并且在会议期间不应打开任何其他文件。此外,为了避免背景噪音并发送和接收高质量的音频,您可能需要专业的麦克风或耳机。大多数最新的笔记本电脑和电脑都适合在线谈判,但如前所述,摄像头、显示器和麦克风的质量应该足够高,以有效处理在线会话。 


应在您的系统上安装和设置所有需要的软件。您还需要检查互联网连接的质量并考虑其速度和可靠性以避免通信中断。 


如今,网络安全是一个重要的考虑因素,所有谈判团队都需要注意通信和系统的安全。 


为您的屏幕选择合适的背景并进行任何必要的修改,以便为会议期间出现在屏幕上的任何内容提供专业环境。您可以添加一些组织和个人证书,使用您公司的颜色、徽标和标语。您的品牌和公司身份可以在您的背景中得到很好的展示。 


在谈判会议前一天仔细检查以上所有内容。



2. 准备您的数字文档和演示文稿 


花点时间为会议准备专业的演示文稿。将在会议中共享、演示或播放的所有文件必须完整、完善且“可用于演示”,以适用于组织外部的通信。幻灯片、视频和在线目录必须准备好在您要共享的屏幕上。确保您使用的是每个文件的最新版本。



3.考虑时区和时间管理 


在线谈判中与时间管理有关的主要有两个方面。首先,考虑时区并选择适合每个人的正确时间段。在我的许多在线谈判中,我们会遇到团队之间的多个时区,甚至在某些情况下,会遇到同一团队的不同成员。 


如果没有其他选择,所有与会者都应该灵活并接受清晨或下午晚些时候的会议。至少从早上 7 点到晚上 8 点,我为与国际客户会面敞开大门。 


其次,重要的是准备一个经过深思熟虑的议程,并在会议开始时达成一致。确保您已经计划了足够的时间以合理的顺序涵盖所有主题。我通常更喜欢按顺序涵盖技术、商业、财务和法律问题。这将帮助我节省时间并避免重复回到已经讨论过的话题。



4. 确定镜头前和“幕后”角色 确定摄像机前后人员的角色。


团队中的一些活跃成员,如分析员和翻译员,可能不在镜头前。在会议之前,确定哪些成员将出现在镜头前,以及每个人的期望是什么。开着相机的人之间必须有一些安排,以发送和接收组内消息。 


对于那些提供“幕后”支持并且不会出现在镜头前的人来说,他们的角色应该很明确,他们应该接受培训以自动完成分配的工作。 


例如,如果需要在会议期间进行 Internet 搜索,这些专家应该知道启动搜索并快速提供结果。



5. 穿着合适的商务着装 


您可能会认为在舒适的家中进行谈判时没有必要穿着专业,或者您可能决定只穿一件正式的衬衫。我强烈建议你从头到脚穿着专业,即使你是在家谈判。 


你的整个服装应该是适当的正式,即使是你认为在相机上看不到的方面。 


从心理上讲,它可以帮助您认真对待会议,专注于工作,并避免任何意外的尴尬。



6.及时加入会议 


守时是任何专业人士的重要品质。准时参加会议是在网上或其他方式留下良好第一印象的关键部分。当有人迟到时,可能会出现各种混乱和不便。迟到也会传达您不尊重对方时间的信息。如果您因任何不可预见的原因迟到,请尽快通知其他方。 


大多数平台上的加入过程可能需要一分钟左右,因此,请在设定时间前几分钟开始该过程。这对于组织者来说尤其重要,组织者应该首先加入会议并允许其他参与者进入虚拟会议室。您不想让您的同事在大厅等候。所有成员在加入会议时应确保其完整的名字和姓氏。 


开会的时候注意对方的背景和环境,说点正面的话是个好主意。这种行为表明你注重细节,也可以成为一种有效的破冰策略。



7.传达正确的肢体语言 


正确的姿势很重要,尤其是在您开始会议时。坐直并与相机保持足够的距离是另一个关键因素。这展示了经验和信心,也让对方能够很好地了解你的肢体语言,包括你的手部动作。在会议期间保持相机开启并进行任何必要的调整。 


在所有交流中进行眼神交流,并看着相机而不是看着屏幕上自己的图像。注意虚拟谈判环境中的非语言信息。肢体语言的一个实际应用是在对方说话时表现出同意或不同意的手势。通过这种方式,您可以在不打扰对方的情况下发送消息。当然,当您不说话时,请将麦克风静音,并确保在轮到您说话时将其重新打开。



8. 与您的内部团队和外部各方进行有效沟通 


如果您组织的团队成员不在同一个地方,请准备一个侧面通信网络来传输机密消息。例如,您可能希望在 WhatsApp 等应用程序上创建组。这将帮助您在参加主要在线会议时同时发送和接收机密消息。 


如果您的团队成员在同一个房间,请连接一个系统,或使用耳机以免声音回响。音频质量对于在线谈判和任何必须避免的妥协都至关重要。就像在面对面的会议中一样,重要的是要在所有沟通中保持专业的语气,直截了当,并在整个过程中保持能量水平和清晰度。 


谈判是一项艰巨的活动,需要大量的体力和脑力。强烈建议每 90 分钟的连续谈判建立 15 分钟的休息时间。 


在商务谈判期间,多任务处理也很难管理,所以要小心不要分心。确保您有支持人员在场以处理会议期间的任何任务,例如进行搜索、提供信息或发送电子邮件或其他通信。



9. 保留详细的会议记录 


谈判团队需要做笔记以备将来记录和报告之用。如前所述,多任务处理很困难,因此每个团队可能都希望在在线谈判中指定某人作为记录员。此人可能不在镜头前,但可以查看会议并通过书面备忘录支持您并记录会议记录。 


在在线交流过程中,有很多误解的机会,从技术混乱到误读肢体语言。为了消除这些潜在的错误沟通,定期总结和捕获已书面商定的关键项目是一个好主意。



10.避免屏幕共享混乱 


重申提示 1 和 2,在共享屏幕时,避免在计算机上打开机密信息。您可能会暂时犯错并共享错误的窗口。一种策略可能是拥有两个屏幕并始终共享第二个屏幕并将所有机密窗口保留在第一个屏幕上。对方团队中可能有些人知道您的当地语言,因此请避免以对方听得见的方式用您的母语表达任何机密的团队内部消息。相反,如果有人能理解对方的语言,对你的团队来说也可能是有利的。 


会议结束时,向大家简短地表示感谢,并立即将会议纪要发给对方。 


记住要像对待面对面谈判一样重视每次在线谈判,注意技术、团队支持、时间和沟通方式对你的成功至关重要。


Tags: 谈判技巧

发布: meblog 分类: 外贸技巧和工具 评论: 0 浏览: 18
留言列表
发表留言
◎欢迎参与讨论,请在这里发表您的看法、交流您的观点。